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Hennecke Fuhrparkberatung

PROZESSOPTIMIERUNG im Fuhrpark

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Wie lassen sich Prozesse im Fuhrparkmanagement optimieren?

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Tabellen-Taschenrechner-zur-Prozessoptimierung

 

Prozessoptimierung ist eine der wichtigsten Aufgaben im Fuhrparkmanagement.​ Es geht darum, die Fuhrparkprozesse (z.B. Fahrzeugbestellung, -wartung, Rechnungskontrolle,...) zu analysieren und kontinuierlich zu verbessern.

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Im Folgenden erfahren Sie mehr über Prozessoptimierung im Fuhrparkmanagement: Wie Sie Prozesse mittels eines standardisierten Bezugsrahmens hinsichtlich verschiedener Kriterien systematisch analysieren und durch operative und strategische Maßnahmen optimieren können.

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Am Ende informieren wir über unsere Beratungsleistungen zur Prozessoptimierung im Fuhrpark.

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Wenn Sie allgemein erfahren wollen, was Hennecke Fleet Consulting zum Thema Fuhrparkmanagement anbietet, schauen Sie bitte unter Unsere Services: Beratung.

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Systematische Prozessoptimierung im Fuhrpark

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Geschäftsprozessoptimierung ist definiert als „Identifikation, Gestaltung, Dokumentation, Implementierung, Steuerung und Verbesserung von Prozessen im Unternehmen". Ziel ist es, die Effizienz und Kundenzufriedenheit zu erhöhen und "dabei alle Wirkungszusammenhänge verschiedenster Faktoren wie Mensch, Organisation, Technik und Umwelt zu berücksichtigen". (Prozessmanagement) 

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Im Folgenden beschreiben wir eine systematische Herangehensweise zur Prozessoptimierung für das Flottenmanagement.

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Wir empfehlen hierzu die Anwendung eines standardisierten Analyserasters, mit welchem Informationen über Prozesse im Fuhrpark auf unterschiedlichen Ebenen gesammelt und mit unterschiedlichen Methoden analysiert werden.  Nachhaltige Optimierung wird gewährleistet durch einen kontinuierlichen Zyklus von Problemdefinition, Messung und Analyse von Ergebnissen, Implementierung von Verbesserungen und Kontrolle (DMAIC).

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Prozessoptimierung-im-Fuhrparkmanagement

Zu optimierende Prozesse

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Mit Blick auf die Prozesse im Fuhrpark, die optimiert werden können, beziehen wir uns auf 17 Standardprozesse aus unserer allgemeinen Übersicht zu den Aktivitäten im Fuhrpark. Darüber hinaus können je nach Branche oder Geschäftsmodell einige spezifische Prozesse relevant sein. Relevante Prozesse sind:

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Standardprozesse:

  

  1. Fahrzeugauswahl inklusive Fahrzeugkonfiguration

  2. Fahrzeugübergabe inkl. Zulassung und Fahrzeugvorbereitung

  3. Service und Wartung

  4. Unfälle und Pannen

  5. Kraftstoffmanagement

  6. Reifenmanagement

  7. Unternehmenspflichten (z. B. Führerscheinkontrolle oder Schulungen)

  8. Bußgeldverwaltung

  9. Umgang mit Poolfahrzeugen

  10. Fahrzeugrückgabe inklusive Fahrzeugbewertung und Smart Repair

  11. Fahrerwechsel und Neuzuteilung von Fahrzeugen

  12. Änderungen von Fahrerdaten

  13. Erfassung von Kilometerdaten

  14. Änderungen von Leasingverträgen und anderen Lieferantenverträgen

  15. Rechnungsbearbeitung, Zahlungen und Kostenkontrolle

  16. Kommunikation mit Fahrern

  17. Budgetierung und Berichterstattung

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Unternehmensspezifische Prozesse:

je nach Branche oder Geschäftsmodell, Beispiele:

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  • Fahrzeugbuchung für Carsharing-Unternehmen

  • Tägliche Reinigung für Poolautos oder Sharing

  • Tourenplanung für Logistikunternehmen

  • Fahrzeuginspektion und Ladungssicherheits-kontrolle für Gefahrguttransporteure

Ebenen der Analyse

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Für eine nachhaltige Optimierung sollten mehrere Analyseebenen berücksichtigt werden. Diese Aspekte sollten zudem für jeden einzelnen Prozess im Fuhrpark sowie in einigen Fällen auch für das Fuhrparkmanagement insgesamt angewendet werden. 

  

  • Prozessschritte: Analysieren Sie für jeden Prozess, welche Aktivitäten im Detail in welcher Reihenfolge ausgeführt werden. Zum Beispiel im Fahrzeugbestellprozess: „Nachdem der Ersatzbedarf für ein Altfahrzeug festgestellt wurde, passiert erst dieses, dann jenes…“

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  • Interne Stakeholder und externe Partner: Wer ist an den Detailaktivitäten beteiligt und wo sind die definierten Schnittstellen? Wer ist direkt involviert, wer muss informiert werden usw. in Bezug auf "RACI"? Diese sind nicht nur die Mitarbeiter im Fuhrparkmanagement, sondern auch Kollegen aus Buchhaltung und Personal sowie die Fahrer und Führungskräfte. Externe Stakeholder sind u.a. Autohändler, Werkstätten, Fuhrparksoftware-Anbieter. Beispiel für die Prozessanalyse: "Der Fuhrparkmanager ist verantwortlich für die Aktion X, der Fahrer sowie Lieferant A und B müssen eine Kopie von x erhalten"

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  • IT, Tools oder Dokumente: Hier geht es um bestimmte Software, die verwendet werden muss, oder darum, welche Dokumente zu verwenden und welchem Ort zu speichern sind. Beispielsweise bei der Meldung von Fahrzeugschäden, der Rechnungskontrolle oder der Buchungen von Poolfahrzeugen.

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  • Effizienz: Der Zeitaufwand der Mitarbeiter im Fuhrpark, um eine bestimmte Tätigkeit auszuführen; oder umgekehrt: die erforderliche Kapazität, um das Arbeitsaufkommen zu bewältigen. Dies kann sowohl auf Prozessebene als auch für die gesamte Fuhrparkorganisation gemessen werden. Auf Gesamtebene empfehlen wir beispielsweise die Messgröße „VSR“ (Vehicle Staff Ratio): Wie viele Mitarbeiter sind erforderlich, um eine Flottengröße von X zu verwalten?

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  • Kosten: Welche Kosten entstehen durch bestimmte Prozesse oder durch das Fuhrparkmanagement insgesamt? Dies können direkte Kosten sein wie z.B. Treibstoff- oder Schadenskosten sowie indirekte Kosten, z.B. Verwaltungs- oder Opportunitätskosten aus nicht genutzten Fahrzeugen. (Einzelheiten finden Sie auf unserer Website zu Flotten-TCO) 

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  • Auswirkungen auf andere Ziele: Einfluss des Prozessergebnisses auf andere Ziele – insbesondere Kundenzufriedenheit (Fahrer), Gesundheit und Sicherheit sowie Umweltziele (CO2 usw.)

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Methoden der Analyse

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Um relevante Prozessdaten des Fuhrparkmanagements zu sammeln und zu interpretieren, schlagen wir folgende Methoden vor:

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  • Interviews mit den Stakeholdern (Fuhrparkmanager, sind die ideale Grundlage für weiterführende Analysen, da sie die breitesten und tiefsten Einblicke liefern und es ermöglichen, Ineffizienzen bereits frühzeitig aufzudecken

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  • Fragebögen ermöglichen es, die verfügbaren Informationen zu erweitern und Informationen in messbare Daten umzuwandeln, sobald klar ist, nach welchen Informationen gesucht werden soll

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  • Quantitative Daten, die man aus Reports oder durch Zählen erhält (z. B. Kostendaten, Anzahl der Unfälle oder Anzahl der Aktivitäten pro Zeitraum), sind ideal für eine kontinuierliche Überwachung von Prozessen und um maximale Objektivität der Messung zu erreichen.

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  • Benchmarking: Aufdecken von Stärken und Schwächen durch Vergleich verschiedener Einheiten untereinander (Vergleiche innerhalb eines Unternehmens oder mit einem Branchen-Benchmark)

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  • Zeitreihen: Informationen zur Verbesserung von Prozessen, indem die Entwicklung von Prozessdaten für eine bestimmte Entität im Zeitverlauf analysiert wird

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Aktivitäten zur Optimierung von Fuhrparkprozessen

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Sobald Daten über die Prozesse vorliegen und analysiert wurden, können konkrete Maßnahmen zur Optimierung der Fuhrparkprozesse definiert und umgesetzt werden. Dies umfasst Aktivitäten auf operativer, strategischer und technologischer Ebene:

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  • Operative Verbesserungen: Prozessänderungen, Austausch von Lieferanten, Schulung von Stakeholdern usw. ​

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  • Strategische Änderungen: Änderung der Fuhrparkorganisation, Änderung der Lieferantenstrategie, Entscheidungen über Insourcing/Outsourcing, Entscheidungen über die Automatisierung von Prozessen usw.

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  • Technologie-Änderungen: Implementierung neuer Soft- und Hardware, z.B. neue Fuhrparkmanagement-Software, Poolfahrzeug-Lösung oder automatisierte Schadenserkennungssysteme

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Als letzter Schritt ist ein robustes Berichtssystem bezüglich der relevanten KPI erforderlich, um eine ständige Überwachung der Fuhrparkprozesse sicherzustellen und Aktivitäten für weitere Optimierungen zu ermöglichen.

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UNSERE LEISTUNGEN: Beratung zur Optimierung im Fuhrpark

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Handschlag-Angebot-Prozessotimierung-fuhrpark

Hennecke Fleet Consulting unterstützt Sie mit unseren Dienstleistungen zur Optimierung von Prozessen im Fuhrparkmanagement:

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​    360°-Analyse:

  • Standardisiertes Produkt zum Festpreis

  • 2-tägiger Workshop zur initialen Analyse aller Fuhroarkprozesse, um Risiken und Schwachstellen zu identifizieren 

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    Individuelle Beratungsprojekte:

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  • Prozessanalyse: Analyse gemäß des oben beschriebenen Ansatzes, wobei Umfang und Tiefe (Prozesse, Ebene und Methodik der Analyse) nach Bedarf festzulegen sind

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  • Definition der Optimierungsaktivitäten auf operativer, strategischer und technologischer Ebene. Inklusive ggf. weiteren Projekten wie z.B. Änderung von Prozessbeschreibungen, Suche neuer Lieferanten oder Auswahl neuer Hard- und Software

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  • Implementierung der Veränderungen, einschließlich der Installation von Berichtssystemen sowie der Schulung von Stakeholdern und Change Management

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KONTAKTIEREN SIE UNS  direkt, um Ihren konkreten Bedarf zu besprechen und ein Angebot zu erhalten.

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Optimierung der Prozesse in Ihrem Fuhrpark?

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